مدیریت مالی یکی از مهم‌ترین بخش‌های هر کسب‌وکار کوچک است. حتی اگر تعداد فاکتورها، مشتریان یا کالاهای شما زیاد نباشد، ثبت نادرست درآمد و هزینه، فراموش شدن مطالبات یا نداشتن گزارش دقیق از سود و زیان می‌تواند تصمیم‌گیری را دشوار کند.
به همین دلیل بسیاری از فروشگاه‌ها، شرکت‌های کوچک، ارائه‌دهندگان خدمات و صاحبان مشاغل به جای ثبت اطلاعات در دفتر یا فایل‌های پراکنده Excel، از نرم افزار حسابداری استفاده می‌کنند.
اما سؤال اصلی این است:
یک کسب‌وکار کوچک واقعاً به چه امکاناتی در نرم افزار حسابداری نیاز دارد؟
لزومی ندارد پیچیده‌ترین نرم افزار موجود را انتخاب کنید. مهم این است که سیستم حسابداری بتواند عملیات روزمره کسب‌وکار را سریع، دقیق و قابل پیگیری کند.
در ادامه مهم‌ترین امکاناتی را که هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری برای کسب‌وکارهای کوچک باید بررسی کنید توضیح می‌دهیم.
۱. صدور سریع و ساده فاکتور
اولین قابلیت ضروری برای بسیاری از کسب‌وکارها، امکان صدور فاکتور فروش و خرید است.
نرم افزار باید اجازه دهد اطلاعاتی مانند کالا یا خدمت، تعداد، قیمت، تخفیف، مالیات و مشخصات مشتری را به سادگی ثبت کنید.
در یک سیستم حسابداری یکپارچه، ثبت فاکتور نباید فقط به چاپ یک برگه ختم شود. بهتر است ثبت فاکتور بتواند به صورت خودکار روی حساب مشتری، موجودی کالا و اسناد حسابداری نیز اثر بگذارد.
این موضوع هم سرعت کار را بیشتر می‌کند و هم احتمال خطای انسانی را کاهش می‌دهد.
۲. ثبت خودکار اسناد حسابداری
بسیاری از صاحبان کسب‌وکار حسابدار حرفه‌ای نیستند و نباید برای هر فروش یا دریافت وجه مجبور باشند سند حسابداری را به صورت دستی ثبت کنند.
یکی از ویژگی‌های مهم نرم افزارهای جدید این است که رویدادهای روزمره مانند فروش، خرید، دریافت و پرداخت می‌توانند به صورت خودکار سند حسابداری ایجاد کنند.
در نتیجه اطلاعات حسابداری همزمان با فعالیت روزانه کسب‌وکار به‌روز می‌شود.
این روش مخصوصاً برای کسب‌وکارهای کوچک مناسب است؛ زیرا بدون افزایش حجم کار، دفاتر مالی منظم‌تری ایجاد می‌کند.
برای آشنایی بیشتر با ساختار ثبت‌های مالی می‌توانید صفحه حسابداری دوطرفه مالیکس را نیز مشاهده کنید.
۳. مدیریت دریافت‌ها، پرداخت‌ها و صندوق
فقط دانستن میزان فروش کافی نیست.
صاحب کسب‌وکار باید بتواند پاسخ سؤال‌های زیر را به‌سرعت پیدا کند:
• چه مقدار وجه نقد در صندوق وجود دارد؟
• موجودی حساب‌های بانکی چقدر است؟
• از چه مشتریانی طلبکار هستیم؟
• چه بدهی‌هایی باید پرداخت شوند؟
• چه چک‌هایی در آینده سررسید می‌شوند؟
به همین دلیل مدیریت دریافت و پرداخت و خزانه یکی از بخش‌های مهم یک نرم افزار حسابداری مناسب است.
ثبت منظم این اطلاعات باعث می‌شود وضعیت نقدینگی کسب‌وکار شفاف‌تر شود و مدیر بتواند برای پرداخت‌های آینده بهتر برنامه‌ریزی کند.
۴. مدیریت چک و سررسیدها
چک هنوز در بسیاری از کسب‌وکارهای ایرانی نقش مهمی در معاملات دارد.
اگر تعداد چک‌های دریافتی و پرداختی افزایش پیدا کند، مدیریت آن‌ها با دفتر، فایل Excel یا یادداشت شخصی می‌تواند دردسرساز شود.
یک نرم افزار حسابداری مناسب باید بتواند اطلاعاتی مانند:
• شماره چک
• بانک
• طرف حساب
• تاریخ سررسید
• مبلغ
• وضعیت وصول یا پرداخت
را ثبت و نگهداری کند.
وجود این اطلاعات در کنار سایر داده‌های مالی باعث می‌شود احتمال فراموش شدن سررسیدها کاهش پیدا کند.
۵. مدیریت موجودی و انبار
برای کسب‌وکارهایی که کالا می‌فروشند، موجودی انبار یکی از مهم‌ترین اطلاعات مدیریتی است.
نرم افزار حسابداری مناسب باید بتواند با ثبت خرید و فروش، موجودی کالا را به‌روز نگه دارد.
در نتیجه می‌توانید متوجه شوید:
• چه کالاهایی رو به اتمام هستند؟
• کدام محصولات فروش بیشتری دارند؟
• چه مقدار کالا در انبار وجود دارد؟
• گردش کالا چگونه بوده است؟
• ارزش موجودی انبار چقدر است؟
اتصال فروش و انبار به یکدیگر از ثبت دوباره اطلاعات جلوگیری می‌کند و احتمال اختلاف موجودی را کاهش می‌دهد.
در مالیکس، امکانات مربوط به این بخش در صفحه مدیریت انبار و موجودی توضیح داده شده است.
۶. گزارش سود و زیان و وضعیت مالی
یکی از مهم‌ترین تفاوت‌های یک نرم افزار حسابداری با یک سیستم ساده صدور فاکتور، گزارش‌های مالی آن است.
صاحب کسب‌وکار باید بتواند پاسخ سؤال‌هایی مانند این‌ها را پیدا کند:
این ماه چقدر فروش داشته‌ام؟
هزینه‌ها چقدر بوده‌اند؟
سود واقعی کسب‌وکار چقدر است؟
کدام مشتریان هنوز بدهکار هستند؟
کدام کالاها درآمد بیشتری ایجاد کرده‌اند؟
گزارش‌های مالی باید قابل فهم باشند و اطلاعات آن‌ها مستقیماً از ثبت‌های واقعی کسب‌وکار به دست بیاید.
اگر می‌خواهید نمونه گزارش‌های موجود در مالیکس را ببینید، صفحه گزارش‌های مالی مالیکس را مشاهده کنید.
۷. مدیریت مشتریان و طرف حساب‌ها
اطلاعات مشتریان نباید فقط در دفترچه تلفن یا فاکتورهای قدیمی باقی بماند.
یک نرم افزار حسابداری مناسب باید برای هر مشتری یا تأمین‌کننده حساب مجزا داشته باشد.
به این ترتیب می‌توان اطلاعاتی مانند:
• گردش حساب
• بدهی و بستانکاری
• فاکتورهای خرید و فروش
• دریافت‌ها و پرداخت‌ها
• سوابق مالی
را برای هر طرف حساب مشاهده کرد.
این قابلیت مخصوصاً زمانی اهمیت پیدا می‌کند که تعداد مشتریان افزایش پیدا کند.
۸. اتصال به سامانه مؤدیان
با گسترش صورتحساب الکترونیکی در ایران، پشتیبانی از سامانه مؤدیان به یکی از قابلیت‌های مهم نرم افزارهای حسابداری تبدیل شده است.
اگر کسب‌وکار مشمول ارسال صورتحساب الکترونیکی باشد، وجود این قابلیت می‌تواند روند آماده‌سازی و ارسال اطلاعات را ساده‌تر کند.
بهتر است نرم افزار حسابداری انتخابی شما بتواند اطلاعات فروش را بدون ثبت دوباره برای فرآیندهای مرتبط با سامانه مؤدیان آماده کند.
مالیکس نیز بخش اختصاصی برای این قابلیت دارد. جزئیات بیشتر را می‌توانید در صفحه اتصال به سامانه مؤدیان در مالیکس مشاهده کنید.
۹. امکان استفاده آنلاین و دسترسی از دستگاه‌های مختلف
در نرم افزارهای حسابداری سنتی معمولاً اطلاعات روی یک کامپیوتر یا شبکه داخلی قرار دارند.
در حسابداری آنلاین، کاربر می‌تواند از طریق مرورگر و با حساب کاربری خود به نرم افزار دسترسی داشته باشد.
این موضوع برای مدیرانی که می‌خواهند خارج از محل شرکت وضعیت مالی را بررسی کنند یا کسب‌وکارهایی که از چند دستگاه استفاده می‌کنند، مزیت مهمی محسوب می‌شود.
البته هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری آنلاین باید به مواردی مانند:
• امنیت اطلاعات
• سطح دسترسی کاربران
• پشتیبان‌گیری
• مدیریت نشست‌های کاربری
• امکان خروجی گرفتن از اطلاعات
نیز توجه شود.
۱۰. سادگی رابط کاربری
امکانات زیاد همیشه به معنی نرم افزار بهتر نیست.
برای یک کسب‌وکار کوچک، نرم افزاری مناسب است که کارهای روزمره در آن سریع انجام شوند.
ثبت فاکتور، تعریف مشتری، ثبت پرداخت و مشاهده گزارش‌ها نباید نیازمند طی کردن مسیرهای پیچیده باشد.
هرچه آموزش اولیه نرم افزار ساده‌تر باشد، کارکنان نیز راحت‌تر از آن استفاده خواهند کرد.
به همین دلیل قبل از خرید بهتر است حتماً محیط نرم افزار را از نزدیک بررسی کنید.
برای مشاهده محیط مالیکس بدون نیاز به ثبت‌نام می‌توانید وارد دموی زنده مالیکس شوید.
۱۱. امکان رشد همراه با کسب‌وکار
ممکن است امروز کسب‌وکار شما فقط یک کاربر و تعداد محدودی فاکتور داشته باشد، اما در آینده تعداد کاربران، کالاها یا مشتریان افزایش پیدا کند.
تعویض کامل سیستم حسابداری پس از رشد کسب‌وکار می‌تواند زمان‌بر و پرهزینه باشد.
بنابراین بهتر است نرم افزاری انتخاب شود که بتواند همراه با افزایش حجم فعالیت کسب‌وکار همچنان قابل استفاده باقی بماند.
نرم افزار حسابداری آنلاین بهتر است یا نرم افزار حسابداری نصبی؟
هر دو مدل کاربردهای خود را دارند.
نرم افزارهای نصبی معمولاً روی یک یا چند کامپیوتر مشخص نصب می‌شوند و اطلاعات به صورت محلی یا در شبکه داخلی نگهداری می‌شود.
در مقابل، نرم افزار حسابداری آنلاین از طریق مرورگر در دسترس است و به نصب سنتی روی یک کامپیوتر خاص وابسته نیست.
از مزایای سیستم‌های آنلاین می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• دسترسی از دستگاه‌های مختلف
• عدم وابستگی به یک کامپیوتر خاص
• اعمال ساده‌تر به‌روزرسانی‌ها
• دسترسی مدیر به اطلاعات از خارج محل کسب‌وکار
• امکان مدیریت متمرکز کاربران
البته انتخاب نهایی باید بر اساس نوع فعالیت، کیفیت اینترنت، تعداد کاربران و نیازهای هر کسب‌وکار انجام شود.
هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری به چه نکاتی توجه کنیم؟
قبل از خرید، فقط تعداد امکانات نرم افزارها را با یکدیگر مقایسه نکنید.
ابتدا مشخص کنید چه فرآیندهایی در کسب‌وکار شما اهمیت بیشتری دارند.
برای مثال یک فروشگاه ممکن است بیشتر به فروش، صندوق و انبار نیاز داشته باشد؛ در حالی که یک شرکت خدماتی ممکن است بیشتر روی مشتریان، هزینه‌ها، دریافت‌ها و گزارش‌های مالی تمرکز کند.
هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری بهتر است این موارد را بررسی کنید:
• امکان تست نرم افزار قبل از خرید
• رابط کاربری ساده
• امنیت اطلاعات
• نحوه پشتیبان‌گیری
• امکان خروجی گرفتن از داده‌ها
• پشتیبانی از سامانه مؤدیان و نیازهای مالیاتی
• قیمت اشتراک یا لایسنس
• امکان تعریف کاربران مختلف
• سطح دسترسی کاربران
• گزارش‌های مالی و مدیریتی
• امکان مدیریت انبار
• مدیریت چک و خزانه
• امکان توسعه همراه با رشد کسب‌وکار
مالیکس برای کسب‌وکارهای کوچک چه امکاناتی دارد؟
مالیکس یک نرم افزار حسابداری آنلاین برای کسب‌وکارهای ایرانی است که بخش‌های مختلف مالی را در یک سیستم یکپارچه در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
از جمله امکانات مالیکس می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
• حسابداری دوطرفه
• ثبت اسناد حسابداری
• مدیریت دریافت و پرداخت
• خزانه و چک
• مدیریت انبار
• گزارش‌های مالی و مدیریتی
• ارسال صورتحساب به سامانه مؤدیان
• تنظیمات آماده برای تعدادی از اصناف
• نسخه وب
• نسخه ویندوز در پلن‌های مربوطه
برای کسب‌وکارهایی که می‌خواهند قبل از انتخاب نرم افزار محیط آن را بررسی کنند، دموی زنده مالیکس در دسترس است.
همچنین می‌توانید امکانات کامل مالیکس را مشاهده و بخش‌های مختلف نرم افزار را بررسی کنید.
جمع‌بندی
نرم افزار حسابداری مناسب برای یک کسب‌وکار کوچک لزوماً نباید پیچیده باشد.
مهم این است که بتواند فعالیت‌های اصلی مانند فروش، دریافت و پرداخت، انبار، مدیریت طرف حساب‌ها و گزارش‌های مالی را به صورت دقیق و یکپارچه مدیریت کند.
برای کسب‌وکارهای ایرانی، امکاناتی مانند مدیریت چک و پشتیبانی از سامانه مؤدیان نیز می‌توانند اهمیت زیادی داشته باشند.
یک سیستم حسابداری مناسب نباید فقط محل ثبت اطلاعات باشد؛ بلکه باید بتواند تصویر روشنی از وضعیت مالی کسب‌وکار در اختیار مدیر قرار دهد تا تصمیم‌گیری بر اساس اطلاعات واقعی انجام شود.
اگر می‌خواهید محیط نرم افزار را قبل از انتخاب بررسی کنید، می‌توانید دموی زنده مالیکس را مشاهده کنید.